 |
| | Электронный архив организационно-распорядительной документации (ОРД) крупного банка |  1. Заказчик.
1.1. Банк ВТБ24.
Сайт: www.vtb24.ru
Отрасль: Банковские услуги
1.2. Размер компании: сеть банка формируют более 600 офисов в 69 регионах страны. Штат сотрудников ВТБ24 насчитывает более 19 тыс. человек. Банк ВТБ24 — один из крупнейших участников российского рынка банковских услуг. Входит в международную финансовую группу ВТБ и специализируется на обслуживании физических лиц, индивидуальных предпринимателей и предприятий малого бизнеса.
1.3. Внутренний заказчик, основные пользователи системы:
Стейкхолдерами проекта стали представители топ-менеджмента ВТБ24. Основной контракт был подписан президентом, председателем правления, Задорновым Михаилом Михайловичем. Ключевым заказчиком системы стало Управление стандартов, регламентации и документооборота банка, сформировав основные функциональные и нефункциональные требования к системе. Конечные пользователи – все сотрудники банка.
2. Инициация проекта.
2.1. Основные бизнес-требования заказчика.
Создание централизованного хранилища всей организационно-распорядительной документации по компании ВТБ24 и предоставления доступа к ней подразделениям компании по всей России.
Исходное количество документов: 25 тыс. (около 400 тыс. листов).
Заказчик с самого начала ориентировался на документы типа «record», сформированные вне банка, например, положения, письма, указания ЦБ РФ или внутренние документы, созданные в других информационных системах банка.
Группы документов:
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания);
- информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки).
2.2. Бизнес-процессы, требующие автоматизации.
Систематизация и структурирование документов;
Информирование пользователей о выходе новых и изменениях старых документов;
Поиск документов;
Предоставление доступа к документам в соответствии с правами.
2.3. Индикаторы успешности проекта:
Достижение целей проекта, основной из которых скорость и полнота доступа к документам;
Соблюдение сроков и бюджета проекта.
2.4. Обоснование проекта.
Долгое время работа с архивом ОРД банка была построена на базе Microsoft Outlook в связке с почтовым сервером Microsoft Exchange Server, что позволило организовать совместную работу пользователей организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, согласование документов. К началу проекта сменилась пятая версия Microsoft Outlook, заявленная интероперабельность между версиями оказалась не стопроцентной. Активный рост числа пользователей и объем документов негативно сказался на работоспособности системы.
Для обоснования выполнимости проекта нашими силами было произведено нагрузочное тестирование: реализован прототип системы, в который были залиты 11 млн. документов, подключено 5000 распределенных пользователей (из них 1000 одновременных) которые производили различные действия в системе (поиски, запись, удаление и чтение документов). Макет был развернут на серверах компаний-производителей аппаратного обеспечения ASUS и SUN Microsystems. Результат по скорости поиска (не более 3-х секунд) и открытию данных (не более 5-ти секунд) был признан заказчиком удовлетворяющим требованиям.
3. Описание проекта.
3.1. Состав, этапность и длительность работ.
Программное решение: Система электронного архива STOR-M, дополнительная разработка.
1-й этап. Предпроектное обследование и написание Технического задания. Были определены структуры метаданных (атрибутов) документов, созданы и настроены корпоративные справочники, определены политики доступа к документам и правила рассылки уведомлений, запланирована интеграция системы безопасности Архива с внутренним LDAP ВТБ24 и поддержка режима SSO. Для удаленного просмотра файлов различных форматов планировалось реализовать конвертацию в единый формат. Длительность этапа: 4 недели.
2-й этап. Создание конвертера и проведение работ по конвертации данных. Несмотря на то, что структуры папок и атрибутов документов в письмах Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server были детально прописаны и четко соблюдались при заполнении, многие данные оказались неоднозначными и потребовали дополнительной ручной верификации. Многие документы не имели необходимых реквизитов, так как были унаследованы из других систем или организаций, в частности, документы Гута-банка. Длительность этапа: планируемая - 4 недели, итоговая - 6 недель.
3-й этап. Поставка лицензий программного обеспечения, установка и настройка системы. Дополнительные разработки в основном касались функциональности web-интерфеса. Веб-интерфейс был приведен в полное соответствие с brandbook ВТБ24, разработанным дизайн-студией Артемия Лебедева. Длительность этапа: 3 недели.
4-й этап. Обучение, тестовая эксплуатация и запуск системы в промышленную эксплуатацию. Начало технического обслуживание системы. Реализована двухэтапная техническая поддержка: первично пользователь обращается с инцидентом в техотдел своей компании, сложные нерешенные вопросы передаются через систему HelpDesk в техподдержку нашей компании и решаются в соответствии с условиями договора SLA. Длительность этапа: 2 недели.
Система была установлена в центральном офисе в Москве, где и происходит ее основное наполнение документацией. Электронный архив ОРД позволил не только хранить документы, но и отслеживать внесенные в них изменения, статус, производить оповещение всех пользователей по вновь появившимся документам, смене статуса и другим событиям. У пользователей также появилась возможность организовать в системе собственное рабочее пространство по работе с ОРД.
3.2. Человеческие ресурсы и коммуникации. Команды проекта.
Со стороны заказчика была сформирована команда из сотрудников Управления стандартов, регламентации и документооборота во главе с руководителем подразделения, менеджером проекта была назначена его заместитель. Техническую сторону «закрывали» сотрудники ИТ-департамента банка, включая системных администраторов, администратора СУБД Oracle и специалистов технической поддержки. Такая представительная группа способствовала быстрому и квалифицированному решению любых сложных организационных и технических вопросов.
3.3. Основные риски проекта.
Была недооценена сложность процесса конвертации данных из Microsoft Outlook, в связи с чем длительность этапа увеличилась в полтора раза;
Требования в web-интерфейсу формировались динамически, в том числе и на этапе ее реализации, что увеличивало риск увеличения сроков реализации. Было необходимо, чтобы со сложными вложенными структурами документов работалось быстро и просто;
Использование программных продуктов и технологий внешних разработчиков (MS Office, Openoffice, DjVu). Некорректная работа, ошибки данных продуктов негативно сказывались на работоспособности всей системы.
3.4. Соблюдение качества.
Соответствие качества реализуемого программного продукта контролировалось отделом качества и тестирования нашей компании. Кроме реализации функциональных требований, постоянно контролировались скоростные параметры работы системы. Также были заложены дополнительные ресурсы и время на доработку юзабилити реализованных пользовательских интерфейсов.
4. Границы проекта и дальнейшее развитие.
4.1. Динамика развития, дополнительные разработки.
В последующие периоды стали добавляться новые группы документов, под них кастомизировались интерфейсы и реализовывалась дополнительная функциональность. С целью безболезненного внедрения новых функций был реализован тестовый контур системы, который был развернут в аналогичной конфигурации программного обеспечения и «железа». Ответственными лицами тестовый контур проверялся на соответствие требованиям и, только после их утверждения, изменения в носились в рабочий контур.
4.2. Ситуация на сегодняшний день.
Система успешно функционирует с 2009 года, произведена интеграция с рядом банковских информационных систем сторонних разработчиков.
5. Результаты проекта.
5.1. Итоги выполнения проекта (достижение поставленных целей.
Внедрение системы решило проблему структуризации документов, эффективного поиска, позволило увеличить оперативность при работе с документами. Поиск в системе на данный момент производится с учетом правил морфологии, по атрибутам или их любому сочетанию, общему поиску по всем метаданным системы, а также по исходным текстам документов. Вся работа пользователей с документами производится через веб-интерфейс системы, который был дополнительно оптимизирован для компании ВТБ24 под работу с ОРД. В особенности – поисковые интерфейсы, интерфейсы вывода информации по документам и интерфейсы личного рабочего пространства сотрудников ВТБ24.
5.2. Соблюдение сроков и бюджета проекта.
Бюджет проекта был выдержан, сроки выполнения превышены на 2 недели.
5.3. Незапланированные "бонусы" проекта.
Открытый API нашего продукта STOR-M позволил произвести интеграцию с несколькими внешними системами без дополнительной разработки. В частности, формировать поисковые запросы на различные документы и получать результаты со ссылками на необходимые документы в окне браузера.
Все клиенты
|
|
|
